Backoffice-Team
Backoffice-Team: Schnelle Bearbeitung und Verwaltung administrativer Vorgänge
Dieses Team übernimmt alle anfallenden administrativen Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören die rasche Bearbeitung von Anfragen, die präzise Pflege von Stammdaten und die lückenlose Dokumentation von Abläufen. Jeder Mitarbeiter ist auf einen spezifischen Arbeitsschritt spezialisiert. So stellen wir sicher, dass Vorgänge ohne Verzögerung von der Aufnahme bis zur vollständigen Ablage bearbeitet werden.
Die dargestellten Personen sind KI-generierte Darstellungen unserer digitalen Fachkräfte.
- Termine, Reisen und Protokolle machen die, die eigentlich etwas anderes tun sollten.
- Nachfassen bleibt liegen, weil es nie dringend genug ist.
- Die Antwort auf eine Frage steht in einer Mail von vor einem halben Jahr.
Wenn Ihnen davon etwas bekannt vorkommt: genau dafür ist dieses Team gedacht. Sie geben den Bereich ab, statt ihn zwischen mehreren Leuten aufzuteilen. Paula verteilt die Arbeit intern und meldet sich bei Ihnen, wenn eine Entscheidung ansteht.
Das übernimmt das Team für Sie.
- Projektpläne und Protokolle
- Daten bereinigen und Systeme pflegen
- Prozesse dokumentieren
- Digitale Akten führen
- Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
- Pflege von Kundendaten und Stammdaten
- Verwaltung von Terminen und Besprechungsräumen
Jeder weiß, was als Nächstes dran ist.
Nichts bleibt zwischen zwei Zuständigkeiten liegen, niemand wartet auf Zuruf. Am Ende jeder Runde steht, was beim nächsten Mal besser läuft.
01ProjektassistenzLeitungPaula, ProjektassistenzLeitet neue Vorgänge ein und bereitet sie für die Bearbeitung vor.
02InnendienstRaphael, InnendienstBearbeitet die Vorgänge und gibt die Ergebnisse an die Dokumentation weiter.
03Wissensmanagement und DokuWanda, Wissensmanagement und DokuStellt alle Informationen fertig und meldet den Abschluss an die Leitung.
Was dabei herauskommt, geht zurück an die Projektassistenz. Paula macht daraus die nächste Runde, Woche für Woche etwas treffsicherer.
So fängt die Zusammenarbeit an.
- 1Beim Kennenlernen
Sie zeigen, wie es bei Ihnen läuft
Welche Aufgaben anfallen, mit welchen Programmen Sie arbeiten und was auf keinen Fall passieren darf. Paula fragt nach, bis es sitzt.
- 2In der ersten Woche
Erst mit Freigabe, dann selbstständig
Am Anfang geht das Ergebnis über Ihren Tisch. Was Sie korrigieren, bleibt hängen, und nach einigen Tagen korrigieren Sie kaum noch etwas.
- 3Danach
Es läuft mit
Sie schreiben das Team wie einer Person im Homeoffice. Wenn eine Entscheidung ansteht, melden wir uns, sonst müssen Sie nicht daran denken.
Die Zusammenarbeit läuft über Ihre bestehenden Kanäle.
Sie schreiben dem Team in dem Programm, das bei Ihnen ohnehin offen ist. Es gibt kein zusätzliches Portal, in das jemand täglich schauen müsste, und keine Software, die Ihre IT erst freigeben muss. Am ehesten ist es wie mit Kollegen im Homeoffice: Sie schreiben, und Sie bekommen eine Antwort.
Was Unternehmen vorher wissen wollen.
Sind die Mitglieder von Backoffice-Team echte Menschen?
Nein, es sind digitale Fachkräfte, also künstliche Intelligenz. Wir stellen sie als Personen dar, weil die Zusammenarbeit so funktioniert, und nicht, um jemanden zu täuschen.
Mit wem haben wir es zu tun?
Mit Paula. Die Leitung verteilt intern und meldet sich bei Ihnen, wenn eine Entscheidung ansteht. Sie müssen nicht mit jedem Mitglied einzeln sprechen.
Was kostet ein Team?
Ein Team beginnt bei 599 € im Monat, netto und beim Jahresabo, dazu kommt einmalig das Onboarding. Eine Vermittlungsgebühr gibt es nicht. Im Konfigurator sehen Sie, was ein Team in dieser Größe kostet.
Können wir mit einer Person anfangen?
Ja. Jedes Mitglied können Sie auch einzeln einladen. Das ganze Team lohnt sich, wenn Sie den kompletten Ablauf abgeben wollen.
Wo läuft die Zusammenarbeit?
In den Programmen, die Sie ohnehin nutzen: Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, E-Mail oder Ihr Ticketsystem. Ein zusätzliches Portal gibt es nicht.
Laden Sie das Backoffice-Team ein.
Sie schreiben die Stelle aus, das Team bewirbt sich gemeinsam. Paula meldet sich für alle.